Chargé des événements sur site - CDI

 Vous serez chargé d’assurer l’organisation, la coordination et le traitement des réservations et événements au sein du GIE AXA. Le site accueille 4.000 visiteurs par mois.

Plus de 5000 événements (réunion, petits déjeuners, déjeuners, diners, cocktails …) sont organisés chaque année par le service des réservations et événements sur site. La finalité principale du poste est  d'assurer l’organisation, la coordination et le traitement des Réservations et Evénements au sein du GIE AXA.

Activités Principales  

Activité Réservations

• Organisation des événements sur le Site de Matignon : réunions, séminaires, conférence grand public, petits déjeuners, diners, cocktails
• Conseil auprès du client
• Gestion, répartition et optimisation des infrastructures d’accueil du site Matignon
• Coordination de tous les acteurs des prestations, consignes : restaurant, logistique, techniques, accueil, sécurité et prestataires
• Gestion des liens de réservation Teams
• Réservation de guides conférenciers

Activité Evènement :

• Etude du cahier des charges du client ; conseil sur ses possibilités
• Participation à la proposition d’une offre complète après sélection des prestataires les plus adaptés aux attentes du client.
• Animation des réunions et coordination des prestataires.
• Animation et développement du réseau des prestataires français et internationaux partenaires

Compétences techniques et professionnelles (expertise technique) :

• Notion d’anglais
• Capacité de conseil au client : savoir orienter le client en fonction du besoin défini
• Savoir coordonner les différents intervenants (accueil, logistiques, techniciens audiovisuels et IT, cuisiniers, maitres d’hôtel, sécurité ...)
• Utilisation du logiciel de réservation (CONDECO)
• Optimisation des ressources (salles, espaces, teams, restauration …)
• Sens de la rigueur, de l’organisation, de l’anticipation et de la négociation.
• Réactivité et sens des priorités

Compétences relationnelles :

• Savoir communiquer ; informer et argumenter avec ses correspondants (clients et prestataires)
• Savoir décliner auprès de chaque acteur les besoins définis avec le client
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir formuler des améliorations et des adaptations
• Avoir le sens du client

Compétences et expérience :

• Discrétion
• Coordination et organisation
• Sens de la relation client
• Sens de la communication
• Sens de l’écoute
• Esprit d’équipe
• 3 à 5 ans dans la relation client

Notre raison d’être chez AXA ? Chaque jour, nous agissons ensemble pour le progrès humain en protégeant ce qui compte dans + de 50 pays. Accompagner près de 95 millions de clients à chaque étape de leur vie, une mission qui donne le sourire et envie de se lever le matin à nos employés et agents (+ de 145 000 dans le monde !).

Chez AXA, nous sommes riches de nos singularités et accueillons tous les profils dans leur diversité. Au-delà de mener une politique inclusive engagée, nous agissons au quotidien en tant qu’employeur citoyen et responsable pour des causes sociétales & environnementales.

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